Strategies and Tools for Managing a Virtual Staff #ASE15

  • Have a Plan
    • Define your company’s purpose
    • What are your gols for the next week, month, etc?
    • Document your plans
    • Determine hiring needs (new product or client, data)
    • Create an org chart with holes
    • Create a budget & schedule to fill openings
  • Hire Carefully
    • Job descriptions
    • Paid „tryouts“
    • Contractor vs Employee
    • Clear offer letters / contracts
    • Training
    • Be ready for a failure
    • Fire before wasting time „building a case“
  • Designate Systems
    • Phone (RingCentral & UberConference)
    • Email (Gmail)
    • Document handling (Google Drive)
    • Who has access to what? (LastPass)
    • Where do you get in touch with everyone? (Skype)
    • Tracking hours (HubStaff)
    • Tracking project progress (Asana)
  • Set Policies
    • Require the use of designated systems
    • Set expected work hours & what to do when you’re away
    • Vacation and sick days
    • Expenses
    • Event attendance
    • Social media / outward communications
    • Enforce the rules for everyone!
  • Communicate Constantly
    • Ongoing chat
    • Daily, Weekly, Monthly & Quarterly Standing Meetings/Messages
    • Demand inter and cross department meetings
    • Define meeting purposes and agendas
    • Create feedback loops
    • Annual reviews

 

Interview mit Julia Brötz, Gründerin von Free-Days.de: „Wer wächst, muss delegieren können!“

Heute habe ich meine Kollegin Julia Brötz zum ausführlichen Interview geladen. Julia ist erfolgreiche Jungunternehmerin und hat sich mit dem Unternehmen http://www.free-days.de am deutschen Markt als starker Partner für virtuelle Assistenz etabliert. Sie unterstützt damit viele Unternehmen aus der Internet Marketing Branche, aber auch ganz klassische Unternehmen – von klein bis ganz groß. Wie es dazu gekommen ist, wovon Julia träumt und was FreeDays genau macht gibt es in diesem spannenden Interview zu erfahren!

Julia, stelle Dich doch kurz vor.

Hi Reto, sehr gerne! Mein Name ist Julia Brötz, ich bin 25 Jahre alt und wohne in Limburg, zwischen Frankfurt und Köln. Ich bin gelernte Fremdsprachenassistentin und habe als ich 24 Jahre alt war mein eigenes Unternehmen FreeDays gegründet.


Wie kamst Du auf die Idee, ein eigenes Unternehmen mit virtuellen Assistenten zu gründen?

Die Idee, FreeDays zu gründen, entstand an einem der „langweiligen Nachmittage“ als ich noch als Angestellte im Hamsterrad festgesessen habe. Ich surfte etwas im Netz und stieß durch Zufall auf das Buch „Die 4 Stunden Woche“ von Timothy Ferriss. Ich habe es mir also gekauft und gelesen, und bin so das erste Mal auf den Begriff „virtuelle Assistenz“ gestoßen.

Da ich ja aus dem Assistenzbereich komme, hat es mein Interesse geweckt. Ich recherchierte dazu und fand einige Foren, in denen Unternehmer sich darüber austauschten, dass es virtuelle Assistenz in der Form wie in Amerika bei uns nicht gibt und dass das doch ausgesprochen schade ist. Eine Idee war also geboren… es verging jedoch noch einiges an Zeit, bis ich die Idee in die Realität umsetzte. (mehr …)